Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), 1. Bild

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

KölnBusiness Wirtschaftsförderung
Standort: Köln, Festanstellung, Teilzeit (bis zu 32 Stunden), unbefristet

In Deutschlands schönster Stadt gibt es derzeit auch die interessantesten Jobs in der deutschen Wirtschaftsförderung: Als Tochterunternehmen der Stadt Köln kümmert sich die KölnBusiness Wirtschaftsförderungs-GmbH umfassend um Unternehmen, Investor*innen, Gründer*innen und Fachkräfte. Mit zahlreichen Projekten und Angeboten fördern wir die Entwicklung des Wirtschaftsstandorts und der „Marke“ Köln.

Für unser engagiertes Team suchen wir Verstärkung für die Geschäftsführung. Eine Riesenchance – für den Standort Köln und für Dich! Unser Team freut sich auf Dich und Deine Expertise. 

Verstärke unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit (5-Tage-Woche)

als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Aufgaben:

  • Du unterstützt die Geschäftsführung proaktiv, übernimmst eigenverantwortlich administrative und organisatorische Abläufe und sorgst so für eine verlässliche Entlastung.
  • Du steuerst Termine und organisatorische Prozesse vorausschauend, setzt Prioritäten, behältst Fristen im Blick und unterstützt eine strukturierte Wochen-, Monats- und Jahresplanung der Geschäftsführung.
  • Du koordinierst Besuche und Termine im Umfeld der Geschäftsführung, bearbeitest eingehende Anliegen, übernimmst die zentrale Korrespondenz und sorgst dafür, dass relevante Informationen schnell und zielgerichtet bei den richtigen Ansprechpersonen ankommen.
  • Du organisierst Dienstreisen sowie kleinere interne und externe Veranstaltungsformate im Umfeld der Geschäftsführung - von Terminabstimmungen und Einladungsmanagement bis hin zu Catering, Vorbereitung und operativer Begleitung.
  • Du bereitest Besprechungen und externe Termine sorgfältig vor und nach, unterstützt bei der Organisation von Gremiensitzungen, holst dazu Informationen aus den Fachbereichen ein und unterstützt bei der Erstellung von Unterlagen, Briefings, Präsentationen, Sprechzetteln und vertraulicher Kommunikation.
  • Du hältst Aufgaben, Fristen und Beschlüsse zuverlässig nach, dokumentierst relevante Vorgänge und Kontakte in den eingesetzten Systemen – insbesondere Salesforce – und stellst einen reibungslosen digitalen Informationsfluss sicher.
  • Du erkennst Optimierungspotenziale, hinterfragst Abläufe konstruktiv und gestaltest digitale, effiziente und zeitgemäße Arbeitsweisen im Assistenzbereich aktiv mit.

Dein Profil:

  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung oder ein erfolgreich abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium.
  • Du bringst idealerweise erste Erfahrung in einer Assistenzfunktion mit – gern im Umfeld von Führungskräften, Geschäftsleitungen oder in einer Organisation mit vielen Schnittstellen. Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Institutionen sind ein Plus.
  • Du arbeitest strukturiert, selbstständig und vorausschauend, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und setzt Prioritäten.
  • Du bist organisationsstark, verlässlich und serviceorientiert und packst Themen pragmatisch und lösungsorientiert an.
  • Mit vertraulichen Informationen gehst du professionell, diskret und verantwortungsvoll um.
  • Du bist digital fit und arbeitest sicher mit Microsoft 365. Erfahrung mit CRM-Systemen, idealerweise Salesforce, ist von Vorteil.
  • Du hast Freude an digitalen Prozessen und bist offen für neue Tools und Systeme.
  • Du kommunizierst klar, verbindlich und adressatengerecht auf Deutsch und Englisch.
  • Du bringst Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist mit, denkst mit und hast Lust, Abläufe aktiv mitzugestalten.
  • Du bist kommunikationsstark, suchst aktiv den Austausch mit der gesamten Belegschaft und gehst offen mit Veränderungen um.

Wir bieten:

  • Eine unbefristete, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit engem Bezug zur Geschäftsführung in einem engagierten und agilen Team
  • Ein attraktives, modernes Arbeitsumfeld in der Kölner Innenstadt mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und offener Unternehmenskultur
  • Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit auf fünf Vormittage; nach Absprache besteht die Möglichkeit, an einem Tag pro Woche mobil zu arbeiten.
  • Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Entwicklung
  • Vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
  • Eine leistungsgerechte Vergütung nach dem TVöD-VKA mit einer betrieblichen Altersvorsorge angelehnt an die Zusatzversorgungskasse der Stadt Köln

Du willst mit anpacken?

Bitte bewerbe Dich online mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deines frühestmöglichen Eintrittstermins.

Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen. Auch von Menschen mit Behinderung. Wenn Du Hilfe bei der Bewerbung brauchst, helfen wir Dir gerne. Ruf uns an oder schreibe uns eine E-Mail. 

Ansprechperson: Sabine Patzwald, Telefonnummer: 0221/ 99501 421, E-Mail: sabine.patzwald@koeln.business.